Come si scrive una ricevuta di pagamento?

A che serve e che efficacia ha una quietanza di pagamento: la guida per scrivere la ricevuta.

Quante volte ti sarà capitato di ricevere una somma di denaro da una persona e di sentirti successivamente richiedere il rilascio di una quietanza. Ti sarai allora domandato come si scrive una ricevuta di pagamento che, per l’appunto, non è altro che un diverso nome per definire la quietanza.

Sappi che la ricevuta è un obbligo che, a richiesta del debitore, incombe sul creditore, anche se il pagamento avviene attraverso mezzi tracciabili come il bonifico, l’assegno, la carta di credito o il bancomat. È vero: l’estratto conto potrebbe di per sé dimostrare l’avvenuto pagamento, ma non chiarisce il titolo della prestazione, ossia il rapporto a fondamento del quale è avvenuto il passaggio di denaro. Peraltro la causale che si accompagna bonifico è una dichiarazione unilaterale proveniente dal debitore, che quindi potrebbe non corrispondere a verità. Invece la ricevuta di pagamento ha valore di confessione perché viene redatta dal creditore, sicché non può giammai essere da questi messa in discussione.

In questo articolo vedremo come si scrive la ricevuta di pagamento, che valore ha, come contestarla, perché è così importante. Ma procediamo con ordine.
Indice
Perché è necessaria la ricevuta di pagamento?
Cosa deve contenere una ricevuta di pagamento?
È necessario includere riferimenti a contratti o accordi precedenti?
Perché è necessaria la ricevuta di pagamento?
Per comprendere perché è diritto del debitore ricevere la quietanza di pagamento faremo un esempio pratico.

Immaginiamo il caso di un condomino che abbia un debito verso il proprio condominio: 300 euro per due mensilità arretrate relative alle spese ordinarie e 250 euro per lavori straordinari sull’edificio. Questi decide di versare 250 euro sul conto del condominio, specificando che tale somma deve essere destinata esclusivamente ai lavori straordinari. La sua intenzione è di contestare le decisioni dell’assemblea riguardanti la ripartizione delle quote ordinarie e, di conseguenza, non vuole saldare i restanti 300 euro fino a quando un giudice non avrà deciso la questione. Per assicurarsi che l’amministratore non attribuisca erroneamente il pagamento appena effettuato alle spese ordinarie, il condomino richiede una quietanza di pagamento che indichi chiaramente la finalità del versamento, dettaglio che il semplice bonifico bancario non può fornire da solo.

Da quanto appena visto emerge già qual è uno degli elementi necessari della ricevuta di pagamento: la descrizione del debito o della prestazione a cui si riferisce il pagamento.
Nel paragrafo successivo vedremo meglio qual è il contenuto minimo essenziale di una quietanza.

Cosa deve contenere una ricevuta di pagamento?
Gli elementi necessari della ricevuta di pagamento sono:

l’indicazione delle parti ossia le generalità di chi paga e di chi riceve il pagamento;
l’indicazione della somma versata, ossia l’importo corrisposto;
la specificazione se tale importo è a saldo o in acconto di un debito più elevato;
la causale ossia la specificazione del debito a cui il pagamento si riferisce;
la data in cui il pagamento viene effettuato;
la modalità di pagamento (contanti, bonifico, assegno, ecc.);
data e firma.
In caso di pagamento parziale, è utile indicare l’importo residuo. Questo dettaglio è cruciale per evitare future contestazioni sulla natura dell’adempimento.

È necessario includere riferimenti a contratti o accordi precedenti?
Sì, è opportuno fare riferimento al contratto, all’accordo o al fatto (ad esempio un danneggiamento) che ha dato origine al pagamento. Questo aiuta a contestualizzare la ricevuta e fornisce una tracciabilità legale del pagamento. Difatti, se in un momento successivo dovesse risultare che il contratto era nullo o che c’è stato un errore sull’individuazione del soggetto legittimato a ricevere la somma, colui che ha pagato può chiedere la restituzione della somma erroneamente versata.

La ricevuta di pagamento deve essere scritta?

La legge non prescrive una forma specifica per la ricevuta di pagamento ma è chiaro che essa ha ragione di esistere solo in quanto scritta. Circa le modalità invece si può optare per un normale foglio di carta, una PEC, anche una firma “a quietanza” sulla fattura o sulla fotocopia dell’assegno consegnato al creditore.

Le email e gli sms possono avere valore solo se non contestati dalla controparte.

Si ritiene che anche una registrazione audio, anche se avvenuta all’insaputa del creditore, possa dimostrare l’avvenuto pagamento.

Come si conclude una ricevuta di pagamento?

La ricevuta si conclude con la firma di chi riceve il pagamento. È buona pratica includere anche il luogo e la data di redazione del documento.

In caso di aziende, può essere necessario apporre anche il timbro aziendale ma questo non è un requisito essenziale: basterà specificare la qualifica del soggetto che riceve il pagamento (ad esempio: amministratore).

Valore legale della ricevuta

La ricevuta ha valore di confessione da parte del creditore e pertanto non può essere da questi contestata, salvo la falsità della firma.

Visto su: La legge per tutti