Amministratore di condominio: obblighi

Amministratore di condominio: obblighi

Tutti i compiti dell’amministratore: convocazione dell’assemblea, esecuzione delle delibere, manutenzione ordinaria, recupero crediti, tenuta dei registri, conto condominiale.

Gestire un condominio è un compito di grande responsabilità: la legge impone una serie davvero numerosa di obblighi che l’amministratore deve rispettare, pena la revoca dell’incarico e la possibilità di essere chiamato a rispondere dei danni cagionati al condominio. Nei casi più gravi, può perfino scattare la responsabilità penale. Ecco perché, prima di accettare un incarico del genere, occorre pensarci bene due volte e adottare tutte le cautele necessarie. Con questo articolo vedremo quali sono i principali obblighi dell’amministratore di condominio.

Nel momento in cui ottiene la nomina, l’amministratore diviene il legale rappresentante del condominio. Ciò significa che egli può agire verso l’esterno in nome e per conto del condominio. Alla stessa maniera, gli atti diretti al condominio dovranno essere indirizzati all’amministratore. Una bella responsabilità, insomma. I poteri di gestione che la legge attribuisce all’amministratore impongono a questi una serie di doveri che nei prossimi paragrafi cercheremo di riepilogare.
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Va peraltro specificato che non ogni violazione di tali obblighi comporta una responsabilità che giustifica la revoca giudiziale dell’amministratore: solo gli inadempimenti più seri (quelli che la legge qualifica come “gravi irregolarità”) determinano la cessazione dell’incarico che può essere domandata anche da un solo condomino. Se l’argomento ti interessa, prosegui nella lettura: vedremo quali sono gli obblighi dell’amministratore di condominio.

Indice

1 La convocazione dell’assemblea condominiale
2 L’esecuzione delle delibere assembleari
3 L’ordinaria manutenzione
4 Gli atti conservativi
5 Gli adempimenti fiscali dell’amministratore
6 Amministratore: la tenuta dei registri
7 Conservazione della documentazione
7.1 Restituzione della documentazione
8 Obbligo di redigere il rendiconto annuale
9 Amministratore: obbligo di polizza assicurativa
10 Obbligo di apertura di un conto corrente condominiale
11 Recupero dei crediti
12 Obbligo di eseguire le attività urgenti

La convocazione dell’assemblea condominiale

Il primo obbligo dell’amministratore è di convocare l’assemblea dei condòmini quando ve ne sia necessità: ad esempio, per approvare i lavori di straordinaria manutenzione, quelli cioè più onerosi.

Per legge, l’amministratore è comunque tenuto a convocare almeno una volta l’anno l’assemblea dei condòmini per l’approvazione del rendiconto annuale della gestione [1].

Inoltre, l’assemblea va convocata in via straordinaria dall’amministratore quando questi lo ritiene necessario o quando ne è fatta richiesta da almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio. Decorsi inutilmente dieci giorni dalla richiesta, i condòmini possono provvedere direttamente alla convocazione [2].
L’esecuzione delle delibere assembleari

L’amministratore è l’esecutore della volontà condominiale espressa nell’assemblea. Volendo fare un paragone, è come se l’amministratore fosse il Governo e l’assemblea il Parlamento.

L’amministratore deve dunque dare attuazione alle delibere assembleari, provvedendo ad esempio ad incaricare la ditta scelta dai condòmini per i lavori di ristrutturazione, a cambiare il gestore del servizio elettrico, ecc.
L’ordinaria manutenzione

Secondo la legge, l’amministratore è obbligato a eseguire l’ordinaria manutenzione dell’edificio condominiale.

Ciò non significa che l’amministratore se ne occupa materialmente (ad esempio, pulendo di persona le grondaie, sostituendo le lampadine non funzionanti, ecc.), ma che può incaricare le persone competenti per lo svolgimento dei lavori ordinari, quelli che non comportano una grande spesa e che, pertanto, non richiedono il consenso assembleare.

Per la straordinaria manutenzione, invece, serve sempre l’autorizzazione dei condòmini.
Gli atti conservativi

L’amministratore di condominio compie gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio.

Per atti conservativi si intendono le azioni possessorie e quelle tendenti al recupero delle spese necessarie per il ripristino della cosa comune, senza la necessità che l’assemblea autorizzi previamente.

Dunque, se occorre tutelare le ragioni del condominio da turbative esterne (illegittime azioni provenienti da terzi intraprese contro il condominio), l’amministratore può (anzi deve) agire senza chiedere il permesso dell’assemblea.
Gli adempimenti fiscali dell’amministratore

L’amministratore ha precisi obblighi fiscali. Tra gli adempimenti fiscali più comuni e importanti vi è quello di rilasciare i certificati che consentano al singolo condomino di richiedere la detrazione per le spese condominiali sostenute.

Ancora, l’amministratore si occupa della redazione e trasmissione dei certificati fiscali ai prestatori d’opera e ha l’obbligo, conseguente, di presentare la dichiarazione dei sostituti, poiché il condominio è considerato dal Fisco sostituto di imposta.
Amministratore: la tenuta dei registri

L’amministratore ha specifici obblighi contabili e, più in generale, di tenuta dei registri condominiali. È la legge a individuare quali sono.

L’amministratore deve innanzitutto curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.

L’amministratore deve inoltre curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità.

Nel registro dei verbali delle assemblee sono annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato.

Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale.

Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata e in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate.
Conservazione della documentazione

L’amministratore di condominio, oltre a tenere i registri della contabilità e di tutti gli altri visti nel paragrafo precedente, è obbligato anche a conservare la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio.

In pratica, l’amministratore deve custodire tutti gli atti che ha compiuto durante la sua gestione: si pensi, ad esempio, alla documentazione riguardante le azioni legali intraprese e subìte dal condominio (atti di citazione, decreti ingiuntivi, sentenze, ecc.), oppure ai documenti inerenti ai lavori di ristrutturazione effettuati sull’edificio condominiale.
Restituzione della documentazione

Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini.
Obbligo di redigere il rendiconto annuale

Uno degli obblighi principali dell’amministratore di condominio è quello di redigere annualmente il rendiconto della propria gestione e di convocare l’assemblea per l’approvazione del documento entro centottanta giorni. La violazione di quest’obbligo giustifica la revoca giudiziale dell’amministratore.

Il rendiconto è il documento indicante in maniera analitica i risultati della gestione avente ad oggetto l’amministrazione del condominio.
Amministratore: obbligo di polizza assicurativa

Secondo la legge [3], l’assemblea può subordinare la nomina dell’amministratore alla presentazione ai condòmini di una polizza individuale di responsabilità civile per gli atti compiuti nell’esercizio del mandato.

L’amministratore è obbligato ad adeguare i massimali della polizza se nel periodo del suo incarico l’assemblea deliberi lavori straordinari. Tale adeguamento non deve essere inferiore all’importo di spesa deliberato e deve essere effettuato contestualmente all’inizio dei lavori.

L’obbligo di un’assicurazione per la propria attività da amministratore scaturisce solamente se l’assemblea prevede tale adempimento al momento della nomina.
Obbligo di apertura di un conto corrente condominiale

L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio.

Ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

Se l’amministratore utilizza indebitamente le somme presenti sul conto corrente condominiale, oppure fa transitare il suo denaro su quel conto, scatta il reato di appropriazione indebita.
Recupero dei crediti

Salvo che sia stato espressamente dispensato dall’assemblea, l’amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso.

La legge [4] mette a disposizione dell’amministratore un validissimo strumento per agire contro i condòmini morosi: si tratta del decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo.

Per la riscossione dei contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea, l’amministratore, senza bisogno di autorizzazione di questa, può ottenere un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo, nonostante opposizione, ed è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi.

In caso di mora nel pagamento dei contributi che si sia protratta per un semestre, l’amministratore può perfino sospendere il condomino moroso dalla fruizione dei servizi comuni suscettibili di godimento separato.
Obbligo di eseguire le attività urgenti

Alla cessazione dell’incarico, l’amministratore è obbligato a eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto a ulteriori compensi.

Si tratta della famosa prorogatio imperii, in ragione della quale l’amministratore di condominio cessato dall’incarico, fino alla nomina del nuovo amministratore, ha il potere di eseguire le attività urgenti e indifferibili per evitare danni ai beni condominiali e agli interessi comuni, senza diritto al compenso.

Autore: Mariano Acquaviva